Termos de Uso

1.Partes e definições

• Guia Odonto: fornecedor do software, inscrito no CNPJ 43.199.914/0001-36.
• Clínica (Contratante): a pessoa física ou jurídica que cria a conta e contrata o serviço, como clínica ou consultório odontológico.
• Usuários: as pessoas que a clínica cadastra para acessar o sistema, como dentistas, secretárias e administradores.
• Pacientes: as pessoas atendidas pela clínica, cujos dados são cadastrados por ela.
• Plataforma: o site, o sistema web, os aplicativos, as integrações e as funções de inteligência artificial do Guia Odonto.

2.O serviço

O Guia Odonto é um software de gestão para clínicas e consultórios odontológicos, oferecido pela internet no modelo de assinatura (SaaS). Ele reúne, conforme o plano contratado, funções como agenda, confirmação de consultas, prontuário eletrônico, anamnese, odontograma, orçamentos, financeiro, assinatura eletrônica, CRM, secretária com inteligência artificial e integrações com outros serviços.

A plataforma é uma ferramenta de apoio à gestão. Ela não presta serviços de saúde, não faz diagnósticos e não substitui o julgamento técnico dos profissionais da clínica.

3.Cadastro e acesso

• A clínica deve informar dados verdadeiros e mantê-los atualizados.
• Cada usuário deve ter o próprio login. Login e senha são pessoais e não devem ser compartilhados.
• A clínica define quem acessa o sistema e o que cada usuário pode ver ou fazer, e responde pelas ações realizadas com os acessos que criou.
• Em caso de suspeita de acesso indevido, a clínica deve trocar a senha e avisar o suporte imediatamente.

4.Teste grátis

A clínica pode testar o Guia Odonto gratuitamente por 7 dias, sem compromisso. Para continuar depois do teste, é preciso escolher um plano e cadastrar a forma de pagamento. Algumas funções, como o envio de mensagens, podem ter limites durante o teste.

5.Planos e módulos

O Guia Odonto é oferecido em planos (atualmente Essencial, Gestão e Performance), que variam em funções incluídas e quantidade de usuários, além de módulos adicionais contratados à parte, como CRM e módulos por especialidade.

As funções, os limites e os valores de cada plano são os informados na página de planos ou na proposta comercial no momento da contratação. A clínica pode mudar de plano a qualquer momento; o novo valor passa a valer a partir da cobrança seguinte.

O Guia Odonto evolui constantemente: funções podem ser melhoradas, substituídas ou reorganizadas, sempre preservando a finalidade do plano contratado e os dados da clínica.

6.Pagamento

• Forma padrão: cartão de crédito, com cobrança automática e recorrente. Não é preciso renovar manualmente.
• Plano mensal: cobrado todo mês no cartão, sem usar o limite total do ano.
• Plano anual: parcelado no cartão de crédito, conforme as condições informadas na contratação.
• Boleto: disponível apenas em casos isolados, mediante combinação com o Guia Odonto.

Os pagamentos são processados por empresa parceira especializada. O Guia Odonto não armazena o número completo nem o código de segurança do cartão.

Módulos adicionais, mensagens além do limite do plano e outros serviços extras são cobrados à parte, sempre com aviso prévio. Os valores podem ser reajustados, com aviso de pelo menos 30 dias; no plano anual, o reajuste só vale na renovação.

7.Atraso e suspensão

Se a cobrança não for aprovada, o sistema tentará cobrar novamente e avisará a clínica. Após as tentativas sem sucesso, o acesso pode ser suspenso, com aviso no sistema.

Durante a suspensão, o acesso ao sistema fica totalmente bloqueado: é preciso ter uma assinatura ativa para usar o Guia Odonto. Os dados da clínica são mantidos e o acesso volta assim que o pagamento em aberto for regularizado.

8.Cancelamento

• Plano mensal: sem fidelidade e sem multa. A clínica pode cancelar a qualquer momento e as cobranças seguintes deixam de acontecer. O mês já pago não é reembolsado.
• Plano anual: não pode ser cancelado nem estornado durante o período contratado de 12 meses, por se tratar de condição com desconto. As parcelas do ano contratado continuam sendo cobradas até o fim, e a clínica mantém o acesso durante todo o período. A clínica pode pedir que o plano não seja renovado ao final dos 12 meses.
• Direito de arrependimento: na primeira contratação, a clínica pode desistir em até 7 dias após o primeiro pagamento, com reembolso integral, conforme o art. 49 do Código de Defesa do Consumidor. Após esse prazo, vale a regra do plano contratado.

Após o fim da assinatura, o acesso ao sistema fica bloqueado. Por isso, a clínica deve exportar os dados que desejar enquanto a assinatura estiver ativa. Os dados continuam guardados e voltam a ficar disponíveis se a assinatura for reativada. A exclusão definitiva pode ser solicitada ao suporte, respeitados os prazos legais de guarda, como os de prontuário.

O Guia Odonto pode encerrar ou suspender contas que violem estes termos, especialmente nos casos da seção 13.

9.WhatsApp e mensagens

O Guia Odonto envia confirmações de consulta, lembretes, retornos, campanhas e outras mensagens usando o número de WhatsApp da própria clínica, conectado ao sistema. O paciente pode confirmar ou desmarcar a consulta respondendo à mensagem, e a agenda é atualizada automaticamente.

Regras da Meta

O WhatsApp pertence à Meta, que tem regras próprias de uso. Para evitar restrições ou bloqueio do número, a clínica deve seguir a Política do WhatsApp Business e os termos da Meta, em especial:

• enviar mensagens apenas a pacientes que forneceram o número e concordaram em ser contatados;
• não enviar spam, mensagens em massa para listas compradas ou conteúdo enganoso;
• respeitar o paciente que pedir para não receber mais mensagens.

Conteúdo das mensagens

A clínica pode personalizar o texto das mensagens ou usar o envio aleatório do Guia Odonto (recomendado), que alterna automaticamente entre variações de texto. Mensagens repetidas com o mesmo texto aumentam o risco de o WhatsApp entender o envio como spam; o envio aleatório reduz esse risco.

Limites de responsabilidade

O envio depende do WhatsApp, da Meta e da conexão do celular ou da conta da clínica. O Guia Odonto não controla esses serviços e não se responsabiliza por bloqueios, restrições, instabilidades, mudanças de regras ou mensagens não entregues por causas externas. Restrições causadas por mensagens enviadas em desacordo com as regras da Meta são de responsabilidade da clínica.

10.Inteligência artificial

A secretária IA se conecta ao WhatsApp da clínica para responder pacientes, tirar dúvidas e agendar, remarcar, confirmar ou desmarcar consultas, com base nas informações e no treinamento definidos pela clínica. O assistente IA ajuda a equipe a usar o sistema e a consultar informações.

• A clínica é responsável pelas informações que fornece à IA, como preços, procedimentos, horários e orientações, e por mantê-las atualizadas.
• A IA não faz diagnóstico, não prescreve tratamentos e não substitui a avaliação de um profissional.
• As conversas são registradas no sistema para que a clínica possa acompanhar e revisar o atendimento.
• A clínica pode desativar a IA a qualquer momento.

11.Integrações e pagamentos de pacientes

A plataforma pode se integrar a serviços de terceiros, como Google Agenda, Memed, provedores de WhatsApp e instituições de pagamento usadas pela clínica para cobrar seus pacientes por Pix, boleto ou cartão. Essas integrações são opcionais, dependem da disponibilidade dos respectivos serviços e seguem também os termos de cada um.

Nas funções de recebimento, o Guia Odonto atua como tecnologia de integração. O dinheiro é movimentado pela instituição de pagamento parceira, e a clínica é responsável pelas cobranças que emite, pelos valores cobrados e pela relação com os pacientes.

12.Responsabilidades da clínica

• Usar a plataforma de acordo com a lei, o Código de Ética Odontológica e as normas do Conselho Federal de Odontologia.
• Ter base legal para tratar os dados dos pacientes, informá-los sobre esse tratamento e atender seus pedidos de acesso, correção e exclusão, como controladora dos dados (LGPD).
• Garantir a veracidade do conteúdo registrado em prontuários, documentos, orçamentos e mensagens.
• Coletar as assinaturas eletrônicas de forma adequada e avaliar se o tipo de assinatura atende a cada documento.
• Conferir as informações geradas automaticamente, como confirmações, cálculos financeiros, comissões e respostas da IA.
• Exportar e manter as cópias que entender necessárias dos seus dados.

13.Usos proibidos

Não é permitido usar o Guia Odonto para:

• enviar spam, mensagens não autorizadas ou conteúdo ilegal, ofensivo ou enganoso;
• cadastrar dados de pessoas sem base legal ou obtidos de forma irregular;
• tentar acessar dados de outras clínicas, burlar a segurança ou sobrecarregar a plataforma;
• copiar, revender, sublicenciar ou fazer engenharia reversa do software;
• praticar fraudes, inclusive em cobranças e pagamentos.

14.Dados e LGPD

Os dados cadastrados pertencem à clínica. O Guia Odonto não vende esses dados e só acessa as informações da clínica quando necessário para prestar o serviço, dar suporte autorizado pela clínica, garantir a segurança ou cumprir a lei.

Em relação aos dados dos pacientes, a clínica é a controladora e o Guia Odonto é o operador, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (LGPD). Os detalhes sobre coleta, uso, compartilhamento, segurança e prazos estão na Política de Privacidade, que faz parte destes termos.

Enquanto a assinatura estiver ativa, a clínica pode exportar seus dados pelos relatórios do sistema, como pacientes, agendamentos e financeiro.

15.Disponibilidade e suporte

Trabalhamos para manter a plataforma disponível 24 horas por dia, mas podem ocorrer interrupções por manutenção, atualizações, falhas de internet ou de fornecedores. Sempre que possível, manutenções programadas são feitas em horários de menor uso.

O suporte é prestado pelos canais informados no sistema e no site, em horário comercial.

16.Limites de responsabilidade

O Guia Odonto responde pelo funcionamento do software dentro do que foi contratado. Na medida permitida pela lei, não se responsabiliza por:

• decisões clínicas, financeiras ou administrativas tomadas pela clínica com base nas informações do sistema;
• dados inseridos de forma incorreta ou incompleta pelos usuários;
• falhas, bloqueios ou mudanças em serviços de terceiros, como WhatsApp, Google, provedores de internet e instituições de pagamento;
• erros da inteligência artificial que não tenham sido conferidos pelo responsável da clínica;
• lucros cessantes ou danos indiretos.

Quando houver responsabilidade do Guia Odonto, a indenização fica limitada ao valor pago pela clínica nos 12 meses anteriores ao fato, exceto nos casos em que a lei não permita essa limitação.

17.Propriedade intelectual

O software, a marca, o layout, os textos e os demais elementos da plataforma pertencem ao Guia Odonto. A contratação dá à clínica o direito de uso do sistema enquanto a assinatura estiver ativa, sem transferir a propriedade. O conteúdo inserido pela clínica continua sendo dela.

18.Alterações destes termos

Estes termos podem ser atualizados para refletir mudanças no serviço ou na legislação. Mudanças relevantes serão avisadas pelo sistema ou por e-mail com antecedência mínima de 30 dias. Se a clínica não concordar, pode cancelar a assinatura antes da nova versão entrar em vigor; continuar usando o sistema depois disso significa concordar com ela.

19.Disposições gerais

• Se alguma cláusula for considerada inválida, as demais continuam valendo.
• A tolerância com o descumprimento de alguma regra não significa renúncia ao direito de exigi-la.
• Estes termos são regidos pelas leis brasileiras.
• Fica eleito o foro da comarca de Uberlândia/MG, sede do Guia Odonto, para resolver qualquer questão, ressalvado o direito do consumidor de ajuizar ação no seu domicílio.