Resumo
- Os dados dos pacientes pertencem à clínica. O Guia Odonto apenas os guarda e processa para o sistema funcionar.
- Não vendemos dados pessoais e não usamos dados de clínicas ou pacientes para publicidade.
- Dados do Google (como a agenda do profissional) só são usados para sincronizar a agenda e nunca para anúncios ou treinamento de inteligência artificial.
- Você pode pedir acesso, correção ou exclusão dos seus dados a qualquer momento.
1.Quem somos
O Guia Odonto (CNPJ 43.199.914/0001-36) é um software de gestão para clínicas e consultórios odontológicos, com agenda, prontuário eletrônico, financeiro, confirmação de consultas por WhatsApp, secretária com inteligência artificial e outras funções.
Esta política vale para o site, o sistema web, os aplicativos e as integrações do Guia Odonto.
2.Clínica e Guia Odonto: quem decide sobre os dados
A LGPD diferencia quem decide sobre os dados (controlador) de quem os processa a pedido de outro (operador):
- Dados de pacientes cadastrados pela clínica: a clínica é a controladora e o Guia Odonto é o operador. Tratamos esses dados somente para prestar o serviço contratado e conforme as instruções da clínica.
- Dados da conta (clínica, profissionais e usuários do sistema) e visitantes do site: o Guia Odonto é o controlador.
Por isso, se você é paciente e quer consultar, corrigir ou excluir seus dados, o primeiro contato deve ser com a sua clínica. Nós apoiamos a clínica no atendimento do pedido.
3.Dados que tratamos
| De quem | Quais dados |
|---|---|
| Clínica e usuários do sistema | Nome, CPF ou CNPJ, e-mail, telefone, endereço, CRO, foto de perfil, login e senha (armazenada com criptografia), permissões de acesso, dados de assinatura e pagamento do plano. |
| Pacientes (inseridos pela clínica) | Dados de cadastro e contato, responsável financeiro, agendamentos, prontuário, anamnese, odontograma, evoluções, fotos e documentos, orçamentos, pagamentos, assinaturas eletrônicas e mensagens trocadas com a clínica pelo WhatsApp. |
| Profissional que conecta o Google Agenda | E-mail da conta Google, eventos da própria agenda e as autorizações de acesso concedidas. Detalhes na seção 6. |
| Visitantes do site | Dados informados em formulários (nome, e-mail, telefone, clínica), endereço IP, navegador, páginas acessadas e origem da visita. |
| Uso do sistema | Registros de acesso e de ações (data, hora, IP e usuário), exigidos pelo Marco Civil da Internet e usados para segurança e suporte. |
4.Para que usamos os dados
| Finalidade | Base legal (LGPD) |
|---|---|
| Prestar o serviço: agenda, prontuário, financeiro, confirmações, lembretes e demais funções contratadas | Execução de contrato (art. 7º, V) e instruções da clínica controladora |
| Cobrar a assinatura e emitir notas fiscais | Execução de contrato e obrigação legal (art. 7º, II e V) |
| Manter registros de acesso e prevenir fraudes | Obrigação legal e legítimo interesse (art. 7º, II e IX) |
| Dar suporte e avisar sobre mudanças no serviço | Execução de contrato e legítimo interesse |
| Enviar conteúdos e ofertas do Guia Odonto | Consentimento ou legítimo interesse, sempre com opção de descadastro |
| Medir e melhorar o site e as campanhas de divulgação | Legítimo interesse ou consentimento (cookies de publicidade) |
5.Dados de saúde
Prontuários, anamneses, odontogramas e imagens clínicas são dados pessoais sensíveis. Eles são tratados pela clínica para a tutela da saúde, em procedimento realizado por profissionais de saúde (art. 11, II, "f" da LGPD), e o Guia Odonto apenas os armazena e processa para o sistema funcionar.
Esses dados nunca são usados pelo Guia Odonto para publicidade, perfilamento ou qualquer finalidade própria.
6.Integração com o Google Agenda
O profissional pode, se quiser, conectar a própria conta Google para manter a agenda do Guia Odonto e o Google Agenda sincronizados. A conexão é individual: cada profissional conecta somente a sua conta e somente a sua agenda é sincronizada. A agenda de outros profissionais da clínica nunca é enviada para a sua conta.
Permissões solicitadas e como são usadas
| Permissão | Uso |
|---|---|
| Ver o endereço de e-mail (openid, email) | Mostrar qual conta Google está conectada. |
| Criar agendas secundárias e gerenciar apenas elas (calendar.app.created) | Criar a agenda "Guia Odonto" na conta do profissional e publicar nela as consultas, compromissos e bloqueios da sua agenda no Guia Odonto. |
| Ver e editar eventos das agendas próprias (calendar.events.owned) | Quando o profissional ativa "Trazer meus eventos do Google": ler os eventos da agenda principal (título, descrição, data e horário) para mostrá-los como compromisso e ocupar o horário na agenda da clínica, e refletir no Google as alterações que o profissional fizer nesses compromissos pelo Guia Odonto. |
O que guardamos
- As chaves de acesso fornecidas pelo Google, armazenadas criptografadas.
- Os identificadores técnicos dos eventos sincronizados, para evitar duplicidade.
- Os eventos trazidos do Google, como compromissos na agenda do profissional.
O que nunca fazemos com os dados do Google
- Não vendemos nem cedemos esses dados a terceiros.
- Não usamos para publicidade, nem para criar perfis de anúncio.
- Não usamos para treinar modelos de inteligência artificial.
- Pessoas da nossa equipe não leem esses dados, exceto com autorização expressa do profissional (por exemplo, em um atendimento de suporte), quando necessário para segurança ou por obrigação legal.
- Para a secretária IA oferecer horários aos pacientes, é considerado apenas que o horário está ocupado; o conteúdo dos eventos não é usado nesse cálculo.
Como desconectar
No menu da agenda, em Google Agenda → Desconectar. Ao desconectar, as chaves de acesso são apagadas e revogadas no Google, e o profissional escolhe se deseja apagar também a agenda "Guia Odonto" da sua conta. O acesso também pode ser removido a qualquer momento em myaccount.google.com/permissions.
7.Inteligência artificial
Algumas funções usam inteligência artificial, como a secretária IA que responde pacientes no WhatsApp da clínica e o assistente que ajuda a equipe no sistema. Para isso, o conteúdo necessário para gerar a resposta (por exemplo, a mensagem do paciente e os horários disponíveis) é enviado ao provedor de IA contratado.
- O provedor processa os dados apenas para gerar a resposta e, conforme seus termos para uso via API, não os utiliza para treinar seus modelos.
- A clínica decide se ativa essas funções e quais informações a secretária IA pode usar.
- As conversas do assistente ficam guardadas por até 3 meses.
8.Compartilhamento com fornecedores
Compartilhamos dados somente com fornecedores necessários para o serviço funcionar, que têm acesso apenas ao que precisam e se comprometem a protegê-los:
| Fornecedor | Para quê |
|---|---|
| Provedores de nuvem (servidores, banco de dados e armazenamento de arquivos) | Hospedar o sistema, os dados e os arquivos, como fotos e documentos. |
| WhatsApp (Meta) e provedores de conexão com o WhatsApp | Enviar confirmações, lembretes e mensagens da clínica aos pacientes. |
| OpenAI | Funções de inteligência artificial (seção 7). |
| Pagar.me e Woovi | Processar pagamentos da assinatura e as cobranças por Pix e boleto feitas pela clínica. |
| Integração com o Google Agenda, quando o profissional a ativa (seção 6). | |
| Serviços de e-mail | Enviar e-mails do sistema, como recuperação de senha e avisos de cobrança. |
| Google Ads e Meta (somente no site público) | Medir os resultados das campanhas de divulgação do Guia Odonto. Não são usados dentro do sistema. |
Também podemos compartilhar dados quando exigido por lei, ordem judicial ou autoridade competente.
Não vendemos dados pessoais.
9.Transferência internacional
Os servidores do Guia Odonto e de alguns fornecedores ficam fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos. Nesses casos, a transferência é feita para prestar o serviço contratado e com fornecedores que adotam padrões de segurança e proteção de dados compatíveis com a LGPD (art. 33).
11.Segurança
- Conexão criptografada (HTTPS) em todo o sistema.
- Senhas e chaves de acesso de integrações armazenadas com criptografia.
- Controle de acesso por usuário e por permissão definido pela clínica.
- Separação dos dados por clínica: uma clínica não acessa os dados de outra.
- Registro das ações realizadas no sistema e cópias de segurança.
Em caso de incidente de segurança que possa trazer risco ou dano relevante, comunicaremos as clínicas afetadas e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), conforme a LGPD.
12.Por quanto tempo guardamos
- Dados da clínica e dos pacientes: enquanto a conta existir. Após o fim da assinatura, o acesso ao sistema é bloqueado e os dados continuam guardados, conforme os Termos de Uso. A exclusão definitiva pode ser solicitada pela clínica, respeitados os prazos legais de guarda de prontuário.
- Mídias recebidas pela secretária IA no WhatsApp: até 90 dias.
- Conversas do assistente IA: até 3 meses.
- Registros de eventos do sistema: até 6 meses.
- Registros de acesso: no mínimo 6 meses, como exige o Marco Civil da Internet.
- Dados do Google Agenda: até o profissional desconectar a integração.
13.Seus direitos
Pela LGPD (art. 18), você pode pedir:
- confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles;
- correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desacordo com a lei;
- portabilidade dos dados;
- informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
- revogação do consentimento, quando o tratamento se basear nele.
Pacientes: façam o pedido diretamente à clínica onde são atendidos, que é a controladora dos dados. Clínicas, usuários e visitantes: escrevam para o contato abaixo. Responderemos em até 15 dias.
Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
14.Crianças e adolescentes
O sistema é usado por profissionais e clínicas. Dados de pacientes menores de idade são cadastrados pela clínica, com o responsável legal, no melhor interesse da criança ou adolescente, conforme o art. 14 da LGPD.
15.Alterações desta política
Podemos atualizar esta política para refletir mudanças no sistema ou na legislação. A data da última atualização fica no topo da página e, em mudanças relevantes, avisaremos as clínicas pelo sistema ou por e-mail.
16.Contato e encarregado de dados
Para dúvidas sobre esta política ou para exercer seus direitos, fale com o encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Guia Odonto: